Perché le riunioni di lavoro sembrano inutili? Si parla, si sbadiglia, non vengono prese decisioni e non vengono realmente espresse delle idee. Esistono delle alternative efficaci alle solite riunioni di lavoro? La risposta è sì! Ne vediamo 5, da noi testate e approvate.

“Basta riunioni!”. Una frase, anzi più una supplica, che si ripete spesso in tutti i contesti lavorativi. Chi partecipa ha quasi sempre la sensazione di aver perso tempo. Di solito si nasconde qualche sbadiglio, si controlla Whatsapp, Facebook, le ultime foto su Instagram oppure l’ora sul cellulare, pensando alla spesa da fare prima di tornare a casa. Nessuno sembra realmente interessato, durano sempre troppo, spesso non c’è un obiettivo chiaro e in sostanza non si trovano soluzioni ai problemi o nuove proposte. Che senso ha tutto questo? In realtà nelle imprese – in ogni tipo di impresa – la riunione può essere un momento utile e fertile per le attività future. Ma solo se fate in modo da renderle meno noiose e più partecipative.

Vediamo 5 alternative alle solite – e inutili – riunioni di lavoro tradizionali.

1) Prima alternativa, chiedersi: “C’è veramente bisogno di una riunione?”

La prima alternativa è la più semplice: non farla. Quante ore di reale lavoro vengono sprecate in riunioni? Siete sicuri che sia necessaria una riunione? Non basta forse uno scambio di mail? Un errore classico delle riunioni ad esempio è coinvolgere tutti, magari per discutere su un tema che non riguarda ciascun componente dell’impresa. Una prima alternativa, oltre a non fare le riunioni o ridurle al minimo, è fare dei mini-meeting su temi precisi. Brevi, veloci, molto focalizzati su un tema e solo con le persone direttamente coinvolte. Per il resto, email.

2) La riunione informale al bar. Esiste da sempre e funziona quasi sempre

A molti sembra una nuova genialata delle moderne startup americane, ma le riunioni al bar esistono anche in Italia da sempre. Anzi, per quanto ne sappiamo forse le abbiamo inventate noi. Sapete quante grandi decisioni nel mondo dell’impresa sono state prese davanti a un aperitivo? O quante redazioni di giornale si incontrano davanti a una birra? Vedersi al bar aiuta a sentirsi rilassati, favorisce la socialità e il brainstorming. E quasi non sembra di lavorare. Spesso da questi contesti vengono fuori le idee migliori. A volte invece, diciamola tutta, si perde tempo e non si ottiene nulla: ma almeno si è passato un po’ di tempo al bar con i soci o colleghi.

3) La riunione via Skype. Ovvero l’ormai storica videoconferenza

Ormai la prassi per migliaia di imprese, piccole, medie e grandi, la riunione da casa è una delle alternative migliori alle tradizionali riunioni. Le famose “videoconferenze”. E’ come stare tutti seduti intorno a un tavolo, ma senza dover prendere la macchina, il tram o il treno per arrivare nello stesso luogo. La tecnologia ha reso questo possibile: certo, vedersi di persona ha sempre un suo valore, ma per le riunioni frequenti, settimanali ad esempio, mezz’ora su Skype è meglio di due ore intorno a un tavolo a sbadigliare e a chiedersi perché. Il telelavoro è anche questo.

4) La riunione su Facebook o Whatsapp. Più una discussione, ma ha i suoi vantaggi

In questo caso non solo si annulla il problema spazio, ma anche il problema tempo: infatti la riunione avviene anche se non sono presenti tutti i partecipanti, che possono intervenire successivamente (ma meglio esserci: o vi troverete centinaia di notifiche e non avrete la possibilità di intervenire). In sostanza più che di una riunione si tratta di una discussione. Il che ha qualche contro, ma molti vantaggi: la conversazione rimane online e si può consultare anche successivamente, niente verbali da fare a fine riunione, si può seguire da casa o dovunque vi troviate con cellulare o tablet, ci si può assentare e poi tornare a seguire la discussione senza che nessuno se ne accorga.

5) La riunione outdoor. La riunione all’aria aperta

Amatissima dai capi che vogliono sentirsi moderni, le riunioni outdoor sono le riunioni all’aperto, nei boschi, in campagna, o anche in un semplice parco (ma più si va fuori e più la riunione sembra efficace). Ha diversi vantaggi ed è consigliata nei casi di meeting motivazionali. Più che per idee, problemi, analisi e decisioni, è una buona scelta per gli incontri dove si vuole rafforzare lo spirito di squadra, motivare i partecipanti ma anche stimolare la loro creatività. Cosa che viene alimentata dal fatto di trovarsi in un contesto totalmente diverso da quello dove si è soliti lavorare. Ma anche in questo caso, come in tutti gli altri, la prima domanda da farsi è sempre: c’è bisogno di fare questa riunione? E la seconda: qual è l’obiettivo di questa riunione? Altrimenti vi troverete in un bosco o davanti a un lago a sbadigliare e a chiedervi “Che ci faccio qua?”. E attenzione, in certi posti non c’è campo e non avrete nemmeno il cellulare a confortarvi.