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Organizzano, pianificano, parlano più lingue e sono sempre più essenziali in un’azienda: non più semplici segretarie, ma assistenti. Non portano il caffè, ma sono figure fondamentali nel moderno mercato del lavoro. Abbiamo intervistato Vania Alessi di Secretary, il network che riunisce le assistenti di tutta Italia, e abbiamo parlato con lei di impresa e del lavoro femminile.

Vania e Jessica secretary
Vania e Jessica fondatrici di Secretary

Le segretarie di ieri si sono evolute. Oggi sono “assistenti del manager (sia esso il Ceo o un Direttore): lo assistono sostituendosi a lui, in numerose funzioni operative o anche in attività importanti, per poter essere la sua business partner”, come ci spiega Vania Alessi, 47 anni, responsabile e cofondatrice, con la sorella, di Secretary.it, la più grande community di Assistenti di Direzione italiana, con quasi 9.000 iscritte. Il suo, oltre che un network importante, è un osservatorio sulle evoluzioni del fare impresa in Italia e sul mondo del lavoro femminile (e non). Abbiamo fatto quattro chiacchiere con Vania, a proposito delle assistenti, del progetto Secretary e delle difficoltà – ma anche delle grandi opportunità – delle donne italiane nel mercato del lavoro di oggi.


Che cos’è esattamente una manager assistant? Siamo lontani dalle segretarie delle serie tv Madmen?

Maschilismo e competizione oggi sono, per fortuna, decisamente cambiati rispetto all’ambientazione “esasperata” della serie tv di quasi 10 anni fa.
La manager assistant oggi è una persona laureata, con la conoscenza di almeno due lingue straniere e competenze manageriali di pensiero, processo, relazione e comunicazione altissime: una figura che fa la differenza e di cui le aziende hanno più che mai bisogno.

Il cambiamento e la dinamicità dei contesti aziendali medio-grandi richiede capacità di porsi in maniera proattiva. La tecnologia ha trasformato anche il modus operandi. Oggi occorre saper comunicare in modo veloce e efficiente. Telefono, e-mail, intranet, piattaforme, chat, social sono un tassello fondamentale che aggiungono alle competenze tecniche (date per scontate) tutte quelle capacità di comunicazione e relazione con gli altri.

Va da sé che il ruolo della manager assistant è passato da un ruolo meramente esecutivo e di supporto a un ruolo attivo, strategico e di problem solver: organizzazione, pianificazione e capacità di lavorare in maniera autonoma sapendo gestire in maniera super efficiente i flussi informativi. Non conta più solo la discrezionalità ma conta soprattutto saper memorizzare, selezionare e distribuire le informazioni verso l’interno e l’esterno. Il tutto con una buona dose di empatia, flessibilità e capacità di lavorare in squadra!

Qual è lo scopo principale della vostra community?

Fare formazione, informazione, networking, ma soprattutto supporto e valorizzazione del ruolo.
Ricerca di un fornitore affidabile? Il tuo capo ha bisogno di entrare in contatto con un’azienda per ragioni di business? Secretary.it è un acceleratore di connessioni . Bisogno di un supporto tecnico-logistico nell’organizzazione di un progetto, di un viaggio o di un evento? La community è davvero molto reale e non solo virtuale e affianca quotidianamente le 9.000 manager assistant iscritte (e anche le aspiranti tali) .
Un portale, giornate di formazione interaziendali o in house, incontri di networking, webinar e un magazine on line: attività sempre orientate al loro miglioramento professionale a trovare “colleghe” con le quali dialogare, anche attraverso il Blog e i Social network.

Insomma non farle sentire sole ma al contrario creare una rete solidale alla quale possano tutte attingere. Da qui è nata anche la nostra rete di Business Regional Ambassadors: assistenti pronte a promuovere la cultura e il saper essere della “Manager Assistant” all’interno della propria azienda e nella propria regione. Piemonte, Emilia Romagna, Lazio, Veneto, Puglia, Sicilia, Abruzzi: tante sono le regioni nelle quali le assistenti possono contare su una rete solidale di incontri e confronto a livello locale, sempre supportate a livello centrale da secretary.it
Insomma fornire efficienza, motivazione e consapevolezza non solo alle assistenti (che ne hanno talvolta davvero bisogno) ma anche e soprattutto ai manager e ai direttori risorse umane . Il tutto con un’attività di ufficio stampa che faccia appunto parlare del ruolo!

Quali titoli ma anche caratteristiche personali deve avere un’assistente?

Titoli? Oggi per fortuna solo Mr o Miss/ Mrs! Basta pensare a come stanno cambiando le cose in questi ultimi 5 anni. Si parla di smart working, abbigliamento sempre più casual, addirittura ho letto qualche giorno fa che, non sono negli Usa ma anche in Italia, alcuni manager stanno per abbandonare l’abito e la cravatta per concentrarsi su un modo di lavorare più orientato al risultato e alla produttività in una logica più informale e rilassata.
A parte la “forma” oggi la sostanza richiede che le “nuove” manager assistant (le 28- 30 enni) siano laureate, con ottima cultura di base, conoscenza di almeno 2 lingue straniere. Ma sono le soft skills le vere “caratteristiche” che fanno la differenza! La multiculturalità è anche un nuovo must!

All’interno della community sono nati progetti lavorativi indipendenti?

Il networking ha portato a tantissime attività diversificate e soprattutto “su misura”. E in 15 anni ne abbiamo davvero svolte molte.
In ambito formativo abbiamo fornito risposte e soluzioni che le assistenti ci hanno sottoposto (magari dopo averne parlato con i loro manager o Direttori risorse umane: fusioni, acquisizioni, necessità di armonizzare le relazioni o le procedure operative quando ci sono staff importanti o disomogenei di segreteria di direzione ad es. Tantissimi sono i progetti che abbiamo seguito e condotto con l’ausilio dei migliori docenti, consulenti e professionisti
La consulenza eventi è un altro fiore all’occhiello. La consulenza sul cv e sul piano di carriera, legale o psicologica. Le collaborazioni con le associazioni manageriali e le media partnership.
Il progetto “Ama-Apprentice manager assistant” è un altro bellissimo progetto nato in collaborazione con il prof. Tosetto dell’Università Bicocca che consente a giovani laureandi selezionati e formati sul mondo dell’organizzazione degli eventi, di affiancare le nostre assistenti di direzione e loro aziende per “imparare” e applicare sul campo quanto studiato e magari diventare future manager assistant! Oppure ancora la “Temporary Assistant” per aziende che necessitano di alta professionalità on demand.

Dalla vostra esperienza in Italia è ancora difficile coniugare il lavoro e l’essere madre?

In qualsiasi ambito lavorativo direi che le donne trovano ancora difficoltà soprattutto personali nell’equa suddivisione dei compiti “genitoriali” o ruoli nella relazione. Potremmo parlarne per ore
Sicuramente il ruolo dell’assistente di direzione è molto “demanding” e non è affatto raro sapere che gli orari di lavoro non sono affatto 9 to 6 ma piuttosto 8,30 to 7 p.m. o talvolta 24 h , week end compresi. Si tratta di educare anche al rispetto di spazi e momenti di vita privata, in fondo 15 anni fa i manager se la cavavano lo stesso senza smartphone e connessione continua!

Il nome del network è in qualche modo legato al film con Maggie Gyllenhaal? 🙂

Assolutamente no! L’idea di community è nata ben prima del film, in Argentina nel 1995. desecretarias. com è stato il progetto cui ha collaborato mia sorella Jessica, poi rientrata in Italia nel 2000. Mi ha coinvolta nello studio e analisi della situazione italiana e così sono salita a bordo, dopo 13 anni come project manager assistant . Sorelle e compagne di lavoro dal 2001. La scelta del nome è stata dettata dal fatto che in Italia 15 anni fa si usava ancora il nome segretaria (dal latino “secretum”, che “inglesizzato” è stato trasformato in secretray.it ma con il pay off inserito nel logo “manager assistant network”. Perché appunto le segretarie di ieri si sono evolute in assistenti del manager (sia esso il Ceo o un Direttore ) lo assistono sostituendosi a lui, in numerose funzioni operative o anche in attività importanti, per poter essere la sua business partner. I manager devono fare strategia e avere al loro fianco persone “un passo avanti” !

1 Comment

  1. Avatar
    Vania Alessi
    18 Maggio 2016 at 18:19 — Rispondi

    Sono Miss Wolf e, come tutte le buone manager assistant, anticipo la soluzione ai problemi, prima che diventino probelmi Grazie per questa bellissima chiacchierata. Buon lavoro a tutte le donnesulweb, non smettete mai di imparare e motivarvi in ciò che fate! E buon Secretary Day a tutte le 260 assistenti che vedrò lunedi ma sopratutto a tutte quello che non potranno esserci!

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